ひとり情シスとは、情報システム部門（情シス部門）の担当者が1名しかおらず、その人物だけで企業の情報インフラやシステムの運用をまかなっているという、情シス業務のワンオペ状態を意味する言葉です。
そもそも情シス業務は高度に専門的な知識やスキルを必要とする分野であり、人材確保にも相応の困難さが伴います。そのため、適切な人材が十分に確保されないまま情シス業務を回していかなければならなくなり、結果としてひとり情シスに陥ってしまうというケースは少なくありません。
情報システム部門を担当できる人材には、ITシステムや情報インフラ技術について十分な知識やスキルを備えており、さらに社内のIT初心者などを効率的に支援できるようなサポート能力も備えたプロフェッショナルが求められます。
しかし、言い換えれば誰でも情シス業務をできるわけでなく、必然的に一般社員と比べて人材確保の難易度は高くなります。加えて他社でも優秀なIT技術者を確保したいと考えるため、人材争奪戦が起きやすいことも重要です。
情シス業務は優秀な人材を必要とすることに加えて、突発的なエラーなどに対処しなければならないなど、精神的にも肉体的にも作業員に負担のかかりやすい仕事です。そのため離職率が高く、さらに他社からの引き抜きといった理由で従業員が退社してしまう可能性もあります。
企業の経営層が、そもそも情報システムや情報セキュリティといったIT分野についてきちんと理解しておらず、情シス業務や担当者の価値を正しく認識していないというケースも考えられます。
ひとり情シスになっている場合、担当者となった従業員にはシステムを安定的に運用しなければならないという日常的なストレスと、いつ発生するか分からないエラーに対処しなければならないという突発的リスクに対するストレスと、複数の負担がかかりやすくなることが問題です。
また、いざ問題が発生した時にサポートできる人材がいないため、どうしても物理的な作業負担が増大しやすいことも無視できません。
そのため、ひとり情シスは単に複数人分の作業負担がかかるのでなく、むしろ指数関数的な負担の増大が発生しやすくなります。
ひとり情シスになっている状況では、そもそも担当者が急に体調を崩して休職したり、いっそ退職したりした場合、情シス業務を担当できる人材がいなくなってしまいます。そのような状況下でシステムのエラーや不具合が発生すると、最悪の場合は事業そのものが停止してしまうこともあり得るでしょう。
また、外部からの不正なアクセスに対処できずセキュリティインシデントが発生したり、社員のミスで深刻なエラーが発生したりした場合も、担当者不在では適切な対策を取ることができません。
ひとり情シスでは過度な業務負担が発生しやすいため、従業員に対する労基法違反のリスクが増大します。また、業務のストレスや長時間勤務などで担当者が心身の健康を損なうなど、労災リスクが悪化することも避けられません。
加えて深刻な労働災害などが発生した場合、状況によっては企業としての信頼喪失にもつながります。
ひとり情シスではシステムの安定的運用をカバーしきれなくなった場合、管理システムや業務システムに不具合が生じて、生産性が低下してしまうリスクが急増します。
また環境が悪い状態が続くと、企業成長の機会を失って損失が拡大するかも知れません。
ひとり情シスの状況を改善する方法としては、新たな人材を雇用する方法と、情シス業務をアウトソーシングする方法の、大きく2パターンが考えられます。
情シス業務を信頼できる専門会社へ委託することとで、ひとり情シスのリスクを速やかに解消することが可能です。ただし、情シス業務をアウトソーシングするとコストがかかる上、企業として重要な情報やシステムの根幹を外部へ委ねるということでもあり、委託先には絶対的な信頼性と技術力の両方を兼ね備えていることが求められます。
そのため事前に厳正な比較検討を行って、委託業者を選ぶことが必要です。
情シス業務を内製化して強化する場合、新たな専門人材を雇用したり、社内で人材育成の環境を構築したりといったことも有効です。
人材育成には費用や時間がかかりますが、専門人材をきちんと確保できれば、社内で運用コストを抑えつつ情シス業務を健全化することができます。
ただし、適切な専門人材を採用しようと思えば、そもそも雇用者にも正しい理解と知識が必要になるため、あらかじめIT技術の重要性などに関して採用する側が研修を受けるなど企業としての意識改革が必要です。
コストパフォーマンスを意識しながら情シス業務を効率化するためには、社内でまかなえる情シス業務を理解した上で、不足する部分を専門業者などに委託するという多段階的な対策が重要となります。
すでにひとり情シスになっている場合は、速やかに状況を改善し、従業員の離職防止やトラブル回避といったリスクマネジメントを進めていきましょう。
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