新入社員の入社時期や数年に一度の買い替え時期、予期せず故障した時など、情報システム部門にとって業務用デバイスのキッティングは手のかかる作業の一つです。ここではキッティングの概要やキッティング代行を利用するメリットについて解説していきましょう。
キッティングとは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスに各種設定やソフトウェアのインストール、社内ネットワークへの接続などをおこない、電源を入れたらすぐに使える状態にする作業全般のことです。
具体的には以下の作業を指します。
パソコンを購入してオフィスへ持って来た時点では、パソコンは業務に使用できる状態になっていません。そのため梱包されている状態からパソコンを設置し、さらに電源を入れてOSや各種アプリ、ソフトウェアなどのインストールや初期設定を完了し、改めてユーザーとしてパソコンを使用できる環境を整えなければなりません。
セットアップは必要なソフトウェアやアプリをインストールして、初期設定などを完了させて使用可能な状態にすることです。一方、キッティングはパソコンの開封から使用可能な状態にするまでの一連の流れを意味する言葉であり、キッティングの中にセットアップも含まれているというのが実際です。
言い換えればキッティングを行わなければセットアップの段階に進むことができません。
キッティングの方法として代表的なものの1つが、手作業によるキッティングです。
具体的にはパソコンを開封して必要な場所へ設置し、各種ケーブルや周辺機器と接続した後、必要なセットアップなどを手作業によって個々のパソコンで行います。
それぞれのパソコンを個別に設定するためパソコンの台数が少ない場合に適しており、事前に必要な準備などが不要という点が特徴です。反面、手作業でパソコンの設定などを行うためには専門知識が必要となります。
クローニングとは、マスターとなるコピー元のパソコンを用意した上で、その内容を別のパソコン（クローンPC）へ丸ごとコピーするという方法です。
クローニングは大量のパソコンに対してもスムーズにセットアップなどを行えるため、複数のパソコンを効率的に設定可能です。また全てのパソコンの初期設定内容を統一できる点もメリットでしょう。
反面、マスターPCをあらかじめ用意しなければならず、パソコン本体の機種に合わせてマスターイメージを調整しなければなりません。
キッティング代行サービスとは、文字通りキッティング作業を代行してくれるサービスです。新しいパソコンを導入した際に面倒なキッティング作業を専門会社へアウトソーシングすることで、パソコンについての専門知識がなくても、使い慣れたソフトウェアやアプリに関する知識があれば最新のパソコンを使用できます。
キッティング代行を利用するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。
キッティング代行を利用するメリットのひとつは、情報システム部の担当者の負担を軽減できることです。
自社情シスで対応する場合は、限られた人数とスペースで作業をおこなうため、どうしても作業効率が悪くなります。また、キッティング作業には多くの工程が存在するため、台数が多い場合は自社情シスだけで対応するのは難しいでしょう。
しかしキッティングを専門業者に任せれば、台数が多くても専用スペースでスムーズなキッティング作業が可能です。専門知識を持つプロ集団なので、自社情シス担当者が対応するよりも、正確かつスピーディーな仕事が期待できます。
キッティング代行に任せることで、情シス担当者は自分の労力をより重要な業務に割り当てられるのもメリットです。
キッティングでミスをすると、その後大きなトラブルに繋がることがあります。経験が少ない自社情シス担当者がキッティングをした場合、後に問題が生じて問い合わせ対応に追われると、他の重要な業務に支障をきたす恐れがあります。
キッティング代行サービスを利用すれば、トラブルのリスクも最小限に抑えることが可能です。そもそも専門業者は自動化ツールなどを使って作業を進めるため、ミスが発生しにくいのが特徴です。細かいところまでセキュリティ対策を実施しており、高精度なキッティングが期待できます。万が一問題が生じても、電話すれば速やかに対処してくれます。
キッティング代行サービスは、パソコンのキッティング（初期設定）だけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末のキッティングにも対応します。
モバイル端末は、パソコンとはキッティングの方法が異なり、持ち運びできるデバイスならではの注意も求められます。自社でキッティング作業をおこなうのは大変なので、代行サービスに任せるのがおすすめです。
全社的に統一したセキュリティ設定を進められるのが、キッティングの強みでもあります。
キッティングを行っていない場合は、各端末でセキュリティソフトの導入やセキュリティレベルの調整などを行わざるを得ません。すると、セッティングミスや部門ごとの認識に関する相違で誤ったセキュリティ設定を行ってしまい、リスクの高い状態で運用し、なおかつサイバー攻撃などの被害を受けてしまう可能性もあります。また、従業員に全て任せてしまうと、ばらばらにセッティングやセキュリティ設定が行われてしまいます。
キッティングを導入しておけば、全社で統一したセキュリティ設定を行うことができ、設定ミスや設定し忘れ、部門ごとに異なる設定といった混乱を招かずに済みます。
IT関連業務に携わっている従業員が、必ずしもセキュリティ設定について把握しているどうかは別問題です。
そもそも従業員は、日々の業務で多忙ですし、なおかつ会社全体のセキュリティについて意識を向けている時間もありません。また、人によっては、セキュリティに関して無関心もしくは他人事というケースも珍しくありません。
さらにITと一言で表しても、それぞれ専門分野は異なります。
そのため、自社のセキュリティ設定を抜け目なく行うには、キッティングで効率よく進めるのが大切です。
そもそもキッティングを甘く見てしまうと、サイバー攻撃に対する対処が遅れたり対策を間違えたりしてしまいます。
サイバー攻撃や内部情報の流出や漏洩は、社内の管理体制が甘いことで発生してしまうこともあります。たとえば、社内の機密情報が入ったノートパソコンを無断で持ち帰るといった行動を見過ごしていると、情報流出や盗難被害に遭ってしまいます。
キッティングを導入しておけば、各デバイスや端末の状況を把握できますし、社内ルールを明確に示すことが可能です。
キッティングについて理解を深めたあとは、どのような場面で役立つのか確認していきましょう。
管理しなければいけない端末の台数が多い場合は、キッティング代行サービスを利用しましょう。
たとえば、パソコンの管理台数が100台を超えている場合、1台ずつセキュリティや立ち上げの設定、内部ファイルの確認などを行うだけで膨大な時間がかかります。キッティング代行サービスは、管理対象の資産をラベルで管理し、専門スタッフによる全端末の設定や異常の有無に関するチェックなどに対応しています。
キッティングの作業内容が膨大といった場合や細かな作業が多く本業のリソースを割かれてしまうといった場合は、キッティング代行サービスを検討してみましょう。
パソコンのOSが複数存在している時やスマートフォンやタブレットを含む端末を管理している時などは、端末やOSごとに異なる操作方法で設定を進めなければいけません。また、パソコンだけでなくプリンタの設定、メールアドレスの登録や管理、付属品の管理とラベル貼りといった作業までおよんでしまうと、専任の担当者が少ない企業にとって負担の大きな業務です。
キッティング代行サービスは、パソコンだけでなくスマートフォン、タブレットといったさまざまな端末の設定に加えて、資産の管理状況を明確にするためのラベル貼りなど、多種多様な資産管理サポートを行っています。管理業務のコストや手間、方法に悩んでいる時は、キッティング代行サービスでコストと負担を軽減してみてはいかがでしょうか。
キッティングの管理方法に悩んでいる時やリソースやノウハウ不足で難しい時は、キッティング代行サービスの活用をおすすめします。
キッティングを効率よく行うためには、資産管理の方法やチェックシートの用意、マニュアル作成など、事前の準備も大切です。また、遠隔での在庫管理や端末のチェックといった、ITを活用するのもポイントです。
キッティング代行サービスは、専門サービスということもあり、MDMと呼ばれる遠隔の管理システムを所有していたり状況に合った管理方法の提示を行ったりなど、柔軟かつ専門的な対応を進めてもらえます。そのため、自社でリソースを割きながら対応するより代行サービスを利用した方が、結果的に本業の生産効率にもいい影響を与える可能性もあります。
キッティング代行サービスを外注業者や代行業者へ依頼するとして、その費用はキッティングとして必要な作業内容やパソコン台数によって様々であり、さらに各サービス会社によってそもそも料金体系が大きく異なっている点は無視できません。
現実として具体的な費用の内訳や工数当たりの単価などは業者ごとにブラックボックス化しており、明確な費用相場を決定することは困難です。
ただし、小規模から依頼できるサービスであれば1台当たり2千～4千円程度で依頼できることもあり、逆に台数が増えれば割引が適用される場合もあるでしょう。
キッティング代行サービスを利用する場合、まず依頼先の業者を比較検討した上で決定しなければなりません。また、依頼先の業者が決定した後、改めて担当者と相談して代行サービスのプランや費用を確認します。なお事前に見積を取っている場合でも、必ず契約前に費用の再確認を行っておきましょう。
プランが決定すればキッティング作業を行う日時や場所を話し合い、さらに設定作業の条件やセキュリティに関するルールなどを確認します。作業当日は専門スタッフが来社して作業を行ってくれます。
代行サービスを依頼する上で料金や費用は大きな業者選びのポイントです。
キッティング代行サービスの料金は業者によって様々なため、必ず複数社から見積を取って金額やサービス内容を細かくチェックし比較検討しておきましょう。
キッティング代行サービスでは業者によって対応可能なパソコンの台数の範囲が決められていたり、納品や作業などにかかる期間に差があったりといったことも珍しくありません。
対応可能台数は上限と下限を確認し、自社が導入したいパソコンの台数や規模にマッチした業者を選ばなければなりません。また期間が長引けば業務開始の時期が遅れることも要注意です。
キッティング後にパソコンを使い始めたとして、思いがけない初期不良やトラブルが発生する恐れもあります。そのためパソコンを導入する場所が営業対応エリアに含まれているだけでなく、近隣に営業所やサービスステーションがあるかどうかも確認します。
キッティング代行サービスは自社の業務基盤となるパソコンの設定やIT環境といった範囲に深く関与するサービスであり、それぞれの業者がきちんと情報管理やセキュリティ対策について取り組んでいるかどうかは重要な判断基準です。
そのためプライバシーマークの有無や守秘義務についての契約はもちろん、作業を担当するスタッフに関しても誠実で信頼できることが条件です。
各種プランのサービス内容を確認するのみならず、その後のサポートやアフターサービスについてもしっかりと確認しておきましょう。
また、思わぬトラブルやエラーが生じた際に無償でサポートしてくれる範囲や、有償サポートになる範囲、アフターサービスを受けられるサポート期間といったことも合わせてチェックしておくべき事項です。
そもそもキッティング代行サービス業者として、すでに他社からの依頼を受けてきた実績があるかどうかは業者の信頼性にかかわる重要情報です。
過去の作業実績について尋ね、そこできちんと実績や対応内容などを答えてくれない業者は避けるべきでしょう。
最後は、キッティング代行サービスの主なサービス内容について、事例を交えながら紹介していきます。
実際にOSCOMが行ったキッティング代行サービスの事例を紹介します。
【銀行合併に伴う窓口端末のリプレイス】
10カ月という短期間で10万台のキッティングをスケジュール通りに納品しました。機器保管、全国発送、設置まで行い、クライアントの管理コストを大幅に削減できました。
【地域振興ポイント付与端末のキッティング】
地域振興ポイントを付与する端末のキッティングを行いました。MSM登録、ポイントカード読込確認、資産管理ラベル貼付、予備端末の保管、故障時交換対応、再キッティングを行い、加盟店への業務影響を最小限に抑えることができました。
【自治体防災タブレットの設置】
改善ファーム適用、再キッティング、設置後のヘルプデスクによる操作方法サポート、トラブル問合せへの対応を行い、高齢者など利用者へもわかりやすく説明しました。
技術要件の高いNASキッティングですが、メモリ増設、HDD搭載などのアセンブリ作業、キッティング後の修理応対、トラブル問合せ対応、返品交換までを行いました。クライアントが自ら各方面に確認する手間を省くことができました。
シーイーシーカスタマサービスのキッティング代行サービスは、少数のパソコンから大量のパソコン管理および導入、新規設定に対応しているのが特徴です。サービス利用時は、まず導入計画を立ててもらったのち、実際にパソコンおよび周辺機器やソフトウェアの調達、マスタPCの作成とラベル貼り付け、配送や設置、初期設定やセキュリティ設定、そして保守データ復旧サポートまで一括対応してもらえます。
BODのキッティング代行サービスは、以下のようなサービスに対応しています。主にパソコンなどの端末に関する設定と在庫管理、ラベルなどを活用した管理といったサポートを受けられるのが、メリットの1つです。
テクバン株式会社はLCM（Life Cycle Management）サービスなので、パソコンを中心としたIT資産の導入から廃棄までの作業を中心としたサポート内容となっています。特にパソコンの選定や管理、廃棄方法まで対応してもらいたい場合に適しています。
サンロフトのキッティング代行サービスは、技術スタッフによるチェックシートを活用した管理方法の実施、セキュリティルームで遠隔による管理やキッティング関連の備品保管を行っています。また、MDMと呼ばれるサービスでは、遠隔による自社端末の管理を進めてもらえます。
同社は、自社HPにて活用事例を紹介しています。
以下にある企業の委託内容を紹介します。
また、他の企業では、自社PCのキッティングに加えて、無停電電源装置の導入といったサポートも受けています。
このようにキッティング代行サービスは、各企業の要望や現地の環境に合わせて多様な提案を行ってくれます。また、自社に合った管理方法を提示してくれるので、効率よくキッティングを行えるのがメリットです。
社内ヘルプデスク代行を任せたいなら
クラウド運用管理を任せたいなら
システム監視・運用を任せたいなら
