IT資産管理は、ハードウェアやソフトウェア、ライセンスなどのITに関連する企業・組織内の資産状況を把握し、管理することです。IT資産も企業にとって重要な資産のため、適切な管理が求められます。IT資産管理ではどのようなことを行うのか、作業例を見てみましょう。
これまではExcel台帳などを使って管理を行うのが一般的でしたが、近年はIT資産管理ツールを導入して管理業務の効率化を図る企業が増えています。
IT資産管理を行う目的は、大きく分けて「無駄なコストの削減」「セキュリティの強化」「コンプライアンスの遵守」の3つです。従来のIT資産管理ではコストの削減が主な目的でしたが、近年ではセキュリティの強化やコンプライアンスの遵守が特に重視されるようになってきています。それぞれの目的について詳しく見ていきましょう。
IT資産管理が適切に行われていないと、インストール回数が残っているのに追加でライセンスを購入したり、倉庫にパソコンの在庫があるのに新たに購入したりなど、無駄なコストが生じかねません。企業が保有するIT資産を適切かつ正確に把握・管理することで、余計なIT資産の購入を防止し、コスト削減につながります。
PCにインストールされているOSやソフトウェアなどのバージョンが古いと、脆弱性を突いたマルウェア攻撃の被害にあう可能性があります。IT資産のアップデートの時期を管理しておけばアップデートが必要なPCの台数や場所を把握でき、脆弱性を突いてくるマルウェア攻撃のリスクを回避することが可能。また、IT資産管理の一環としてUSBメモリーやスマホなどの不正なデバイスを接続できないようにしたり、不正利用の状況がすぐに分かるようにしたりといった対策を講じることも、個人情報や機密情報の漏えい防止を図るうえで重要です。
ライセンスの使用許諾の範囲を超えた数のデバイスにソフトウェアをインストールした場合、たとえ故意ではなかったとしても著作権法に違反する恐れがあります。そうなると損害賠償の請求や企業の社会的信用の損失といった事態を引き起こしかねません。
また、ソフトウェアの利用実態の管理が適切に行われていないと、固定資産の会計処理において実態と異なる数値を計上してしまい、企業の信用問題につながる恐れもあります。そういった事態を回避するためにも、ソフトウェアの利用状況を含めたIT資産管理が重要になってくるのです。
IT資産管理を専門の業者に委託することで、情報漏えいやウィルスの対策、ライセンスの適正利用につながり、セキュリティの強化やコンプライアンスの遵守を図れます。IT資産を一元管理できるので、管理の手間を大幅に軽減することも可能。IT資産を把握している人材が社内にいないのは不安という場合は、PCの運用や台数の管理といった生産性の低い一部業務のみを外部に委託するという方法もあります。
IT資産管理を外部業者に丸投げするデメリットとしては、IT資産を把握している人材が社内にいなくなる可能性があげられます。IT資産を把握している人材が社内にいないと、もしも外部委託先の業者が事業撤退した場合に引継ぎに苦労しかねません。外部委託先の業者の事業撤退や契約終了に伴うリスクを回避するには、委託先の業者と情報共有の場を定期的に設けるなどの対策が必要です。
ハードウェアとはパソコンの本体やサーバー、様々なデータを保存しているHDDやSSD、USBメモリ、あるいはそれらの運用や活用に必要な周辺機器などの総称です。
なお、事業者や事業所によっては全てのハードウェアを自社保有のIT資産として管理している場合だけでなく、業者からのリースなどによって運用している場合もあります。
ソフトウェアとは、ハードウェアを動作させるためのシステムやアプリケーション、プログラムといったものの総称です。どれほど高性能のハードウェアをそろえていても、適正なソフトウェアがなければシステムを活用したり業務用のアプリを使用したりといったことはできず、各機器のパフォーマンスも十分に発揮されません。
ライセンスとは、システムやアプリを使用するための権限や利用に関して必要な登録・契約などを指します。例えばセキュリティシステムやマネジメントシステムをネット上で違法にコピーしてオフィスのパソコンへインストールしたとしても、ライセンス認証によって正規ユーザーとして登録できなければそれらを利用することはできません。
IT資産管理ツールを導入すれば自社でIT資産を管理でき、委託にかかるコストの削減にもつながります。IT資産に関する情報を自動で収集・確認できるので、IT資産が多くて管理にかかる手間に悩んでいる場合はツールの導入を検討するのも良いでしょう。IT資産管理ツールを導入するメリットには、以下の5つがあげられます。
自社でIT資産管理ツールを導入するとしても、前提として管理対象となるIT資産について事業者としてきちんと把握できていなければ適切な管理体制を構築することも困難です。
例えばテレワークやリモートワークを導入している企業の場合、そもそも企業として該当する従業員へパソコンやスマホ、周辺機器を全て提供しているのか、ネットワークについても企業が専用回線を用意しているのかといった点で課題が変わります。もし従業員が私物のパソコンや自宅のネット回線で作業している場合、IT資産として管理することが難しくなるでしょう。
また複数拠点でIT資産管理を実行する場合、システム間におけるデバイスや機器の違い、また使用しているシステムの違いといった可能性も考慮しなければなりません。
内田洋行は1961年に情報関連事業を開始して以来、業務系システムの普及に携わっている老舗企業です。IT資産管理システムの導入支援・運用支援サービスを提供しており、民間企業はもちろん、官公庁や自治体にも導入実績あり。顧客からの要望や現在のシステム環境に応じて、現状調査から運用支援までワンストップで提供できる体制を整えています。
JBサービスは、IT資産の運用・管理業務の代行サービスを提供している業者です。企業が保有するPCやタブレット端末、TV会議システム、POSレジなどのIT資産を預かり、運用を代行。資産管理業務をアウトソーシングすることによりIT資産の最適化を図れ、保管場所の削減や人手不足の解消、働き方改革の促進などを実現できます。
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