新入社員が増えると、その分、業務で使うデバイスやアカウントを作成しなければなりません。このことで複数のデバイスのキッティング作業を行う必要が発生します。システムやデバイスに関するある程度の知識と経験が必要となる作業であることや、新入社員が多い場合には、一日で作業が終わらないケースも多くあります。
ここでは、キッティングとは何かから、大量のキッティンを任せることでどのような効果があるかについてまで説明しています。
システム運用で言う「キッティング」とは、デバイスを仕事でつかえるようにセットアップをすることを指しています。システムデバイスのキッティングに必要な作業としては、次にあげる作業が考えられます。
これらのキッティング作業は、新しく社員を迎える際には必ず行わなければなりません。退職者が使っていたデバイスをそのまま使用することもできますが、アクセス権の問題や個人アカウントが残っていたことで、システム障害の原因となったり、業務の遂行ができなくなったりするケースも見られます。
これらのことから、退職者が使っていたデバイスを再利用する場合であっても、デバイスの初期化を行った上で、上記に上げたキッティング作業は必須となるわけです。
では、実際にキッティング作業を行う場合には、どのような作業があるのでしょうか。業務の効率化や環境整備のために必要な作業としては、主に次のような作業が挙げられます。
必要なデバイスの設定は、各企業によって異なります。その多くは、PCやタブレット、スマートフォンのセットアップ作業です。
さらに、プリンターやWi-Fiなどの周辺機器への接続作業も必要です。そのほか、周辺機器のドライバーのインストールも必要になることがあります。また、スマートフォンや携帯電話の場合は、電話帳の設定なども必要になります。
パソコンを初期化した場合、再度初期設定を行う必要があります。Microsoftのアカウントでサインインし、デバイスのパスワードやプライバシーなどの設定を行います。どんなにパソコンに慣れている人でも、初期設定は設定手順が多く、読み込みにも時間がかかるため、意外に負荷のかかる作業です。
さらに、業務上で必要なソフトウェアや関連するツール・アプリのインストーも必要になります。そのほかに、オフィスソフトやGoogleのツールも使っている場合には、アカウントの作成なども必要でしょう。
有線でネットワークに接続するのであれば、LANケーブルをパソコンへ接続するだけで済む場合があります。しかし、無線接続が主流になっている現状では、Wi-Fiの接続設定が必要です。また、無線接続の場合には、パスワードや端末認証などのセキュリティ対策の作業も必要になります。そのほかに、ネットワーク接続テストやプリンターの出力テストなどを行う必要があります。この作業だけでも、台数が多いと膨大な時間が必要になります。
企業によって必要なセキュリティ対策は異なり、その対策内容によってセキュリティソフトは異なっています。セキュリティ対策に合ったセキュリティソフトのインストールと設定は必ず行わなければなりません。さらに、デバイスを社外へ持つ出す可能性がある場合には、暗号化ソフトのインストールも必要不可欠です。
元々業務で使用していたデバイスであっても、使用者が変わる場合には、不要なファイルを削除する必要があります。業務端末として不必要なソフトやデータが残っていると、デバイスのストレージの空き容量不足や、デバイスの処理速度を遅くしてしまう場合があるためです。
これらのことから、業務に必要なソフトウェアやツール以外は、極力削除しておく必要があると言えます。ただ、削除する際は本当に必要がないのか確認する必要があります。また、不明なモノについては、外部のHDDなどに保存していく必要があります。
ここまで、キッティング作業について説明をしてきました。一言でキッティング作業と言っても、多様な作業があります。特に新入社員が増えると、大量のキッティング作業が増えます。このキッティング作業を社内のIT担当者が行うと、IT担当者の負荷が増えてしまい、ほかの業務ができなくなる可能性があります。これにより基幹業務の運用を妨げてしまう場合があるでしょう。
このようにならないための予防策として、大量のキッティング作業は外注に任せることをおすすめします。
社内ヘルプデスク代行を任せたいなら
クラウド運用管理を任せたいなら
システム監視・運用を任せたいなら
