システム開発・運用における入札とは、依頼候補となる複数のシステム開発会社にプロジェクト内容や予算についての資料を提出させ、最も好条件を提示した事業者に発注をかける方法です。入札を利用するのは主に官公庁や自治体で、発注先の事業者の選定に公平性や透明性を求められることから、競争入札が原則となっています。
システム開発・運用の入札には「指名競争入札」「一般競争入札」があります。それぞれの入札でどのような違いがあるのか、特徴やメリットについて解説します。
指名競争入札は、入札参加者を限定して行われる入札方法です。システム開発においては、案件に特定の技術が求められることから一部の事業者しか担当できないケースなどが指名競争入札に該当します。指名競争入札の主なメリットは、以下の通りです。
【指名競争入札のメリット】
指名競争入札では、入札への参加資格として過去の実績や技術力などの基準を設定できるため、完成度の高いシステムをより作りやすいのが利点です。一方で、不特定多数の事業者から募集する一般競争入札に比べて、公平性や不透明性に劣る可能性があるのがデメリットになります。
そのため、入札の公平性・透明性を担保するために、指名競争入札を廃止している自治体も存在します。
一般競争入札は、入札参加者を限定せず、不特定多数の事業者に対して募集をかける方法です。一般競争入札では、最も安価な予算を提示した事業者と契約を結ぶ「最低価格落札方式」がよく用いられています。一般競争入札の主なメリットは以下の通りです。
【一般競争入札のメリット】
一般価格入札の大きなメリットは、入札を希望する事業者の間で競争原理が働き、低価格で契約を結びやすい点です。一方で、どの事業者にも平等に参加権が与えられることから、悪質な事業者が応募してくる可能性があります。
また、システム開発の入札においては、価格だけで判断する最低価格落札方式だと、品質が確保されない可能性にも留意しないといけません。そのほか、一般価格入札は応募した事業者に対して説明や手続きを行う必要があり、入札の準備に手間やコストがかかってしまうのが難点です。
紙入札は、入札の手続きを紙ベースで行う昔ながらの入札方法です。入札に参加したい事業者は入札参加申込書や入札書（見積書）を郵送、または持参して提出します。もう一方の電子入札は、インターネット上の電子入札システムを介して入札書の提出や落札結果の通知などを行う方法です。電子入札には、以下のようなメリットがあります。
【電子入札のメリット】
ちなみに電子入札を導入している自治体のなかには、電子入札が難しい参加者に対し、事前に届け出ることで紙入札を認めているところもあります。
システム開発の発注先を入札で決める際の一般的な流れについて解説します。
まずは、どのような契約内容にするのかを社内で話し合いましょう。また、発注時の予定価格を決めるために、標準的な人件費や材料費などをもとに設計価格を算出します。このとき予算の上限だけでなく、下限となる最低制限価格を決めることもあります。
入札方針が決まったら、以下の内容を自治体のHPや庁舎の掲示板・窓口などで公告します。
入札に参加できるのは、参加資格の認定を受けて有資格者名簿に登録されている事業者のみです。入札に参加しようと「入札参加資格認定書」を提出した事業者がいれば、参加資格の要件を満たしているかの審査・認定を行います。
公告文で指定した場所や方法で入札を行います。原則として入札者の立ち合いのもとで行われますが、電子入札の場合は入札者の立ち合いは不要です。
入札書を開封（開札）して、事前に決められた方法で落札者を決定します。一般競争入札では主に予定価格の中で最も安い企業が選ばれ、複数の企業が同価格を提示した場合はくじ引きなどで落札者を決めます。入札の結果はホームページなどで随時公表します。
落札者と契約を交わします。契約保証金を徴収する場合は、この時点で手続きを行います。
システム開発が完了したら検収を行い、納品書や請求書を受領した後に代金を支払います。
入札に参加する事業者は、仕様書の内容をしっかりと確認しておくようにしましょう。仕様書の確認を怠ると、入札時やシステム開発時にトラブルを引き起こす原因になります。仕様書に記載されている以上は知らなかったでは済まされないため、入札やシステム開発をスムーズに進めるためにも仕様書はしっかりと確認しておくことが重要です。
案件の入札時は、予備として白紙の入札書を複数用意しておくと良いでしょう。予備を持っていれば入札書を書き間違えてしまった場合でもスムーズに対応でき、無駄な時間がなくなります。
一般競争入札において落札できるかどうかは、価格の低さで決まることがほとんどです。本来なら落札者と同じ価格で入札できたとしても、計算ミスで高めの価格を算出してしまった場合、大きな痛手となるので注意しましょう。また、転記ミスによって落札を逃すことも考えられるため、転記した数字に問題がないか必ず確認することが大切です。
電子入札は会場での紙入札と違ってスタッフの立ち合いがないため、入札方法に疑問点があっても質問できません。また、操作手順のミスによって処理が正常に行われない可能性もあります。電子入札で行われる場合は、入札手順の方法を事前によく確認しておくようにしましょう。入力ミスがないかどうかの確認も必ず行うようにしてください。
入札をスムーズに進めるには、発注する側・入札に参加する側のいずれにおいても、流れや方法をしっかりと理解しておく必要があります。
たとえば発注する側の場合、指名競争入札と一般競争入札のどちらで行うか決めないといけません。どちらにもメリット・デメリットがあるため、それぞれの特徴を理解したうえで慎重に検討する必要があります。入札に参加する事業者も、流れや方法をきちんと押さえておくことが落札の第一歩です。入札内容を把握し、しっかりと準備をしてから入札に挑むようにしましょう。
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